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スタンダード版で来訪者を管理する!

皆さん、こんにちわ

nakamuraです


今回は、desknet's スタンダード版をご利用中の方に

ちょっぴり便利な使い方をお教え致します



現在、エンタープライズ版、ミドル版におきましては、

来訪者管理機能をご用意させて頂いておりますが、

スタンダード版では本機能のご用意はありません

ただし、少し運用に手を加えるだけで実現は可能です



【対象製品】 desknet's スタンダード版



手順


【1】「来訪者訪問」ユーザーの登録

.管理者設定画面からユーザー作成で「来訪者訪問」といった、

名前のユーザーを登録します

もちろん、名前は他に「お客様」「来客」等お好きな物で構いません


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【2】「来訪者訪問」ユーザーのグループを設定

【1】で作成した「来訪者訪問」ユーザーを、受付担当の方が所属するような
関係部署グループに所属させます

受付の方と同じグループにいれば、受付の方がグループスケジュールから

すぐに見つける事が出来ますよね

visitar2.jpg


この際、「来訪者訪問」ユーザーを上位に持っていく事で、

スケジュールを表示した時に上部に出るので見やすくなって良いですよ

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設定は以上となります

来訪者が訪問する際には、スケジュールにて自分と、
「来訪者訪問」ユーザーにスケジュールを登録して管理して下さい


20120202192310.jpg


例)日時:2012年2月2日15時~16時
予定:株式会社ネオジャパン 根尾様来社
内容:2名来社 第一会議室に通して下さい。


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自分のスケジュールに来訪者予定を登録するだけですと、

今日一日でどれだけの人が訪問してくるのかをチェックするのは

かなりの手間になってしまいます

こちらの方法で管理して頂ければ一目瞭然ですし、

受付担当の方の仕事が楽になりますね

また、以前ご紹介したスケジュールアイコンの「来客」アイコンを
活用してみると更に見やすくなって良いですよ

ちなみにネオジャパンの社内desknet'sも同じ運用をしているんですよ
是非、活用してみて下さいね

注意点

来訪者が同じ時間に訪ねてくる場合がありますので、

必ず、「来訪者訪問」ユーザーのスケジュール[個人設定]-[表示設定]

「スケジュールの重複登録」「可能にする」に設定して下さいね

visitar6.jpg


今回はここまでです

他にもこんな使い方すると便利ですよー
ってことがあったら、どんどん投稿していきますので、
楽しみにしてて下さい

ではでは

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