皆さん、こんにちわ
nakamuraです
今回は、安否確認機能を使いたいけど、
どのように設定したらいいのか分からない!っという方の為に、
簡単に設定方法をご紹介したいと思います
【対象製品】
desknet's スタンダード版 V7.0 以降
そもそも安否確認機能っていうのはどういう機能なの?
と思っている方もいらっしゃるかと思いますので、
簡単に説明致します
地震や、台風などの災害発生時に、
desknet'sの利用者(ユーザー)へ安否状況の確認を行うシステムでして、
災害発生時に防災管理者からワンクリックで安否確認メールを一斉配信し、
利用者からの返信で安否の確認を行う機能になります
詳細はこちらをご覧ください
実際に運用していくには、いくつか初期設定が必要になります
運用までの大まかな流れとしましては、以下の3つの設定が必要です
①管理者設定
防災管理者を設定したり、メールサーバを設定します。
②緊急連絡先の設定
各ユーザーごとの緊急連絡先
(緊急時に連絡が取れるメールアドレスや携帯電話番号など)を設定します。
③安否確認の配信
メールを一斉配信して、各ユーザーごとの安否を確認します。
今回は設定編という事で、①、②での各所の設定方法をお教えいたします
安否確認の設定手順
まず、始めに安否確認を行うために、管理者設定で以下の設定を行う必要があります。
複雑な設定ではないので、一緒にやっていきましょう
※管理者設定は、「システム管理者」のみ設定することが可能です。
1. 管理者設定
1-1. 安否状況入力の専用ページにアクセスするためのURLの設定
携帯電話 や社外のPC から安否確認を使用するため
のURLの設定を行います
→[管理者設定]-[共通設定]
社内からアクセスできるURLと社外からアクセスできるURLをそれぞれ記述します。
安否確認機能を使用するには、サーバが外部公開されている必要があります
1-2. 配信メールサーバの設定
次に、安否確認メールを配信するためのメールサーバの設定を行います。
→[管理者設定]-[配信メールサーバの設定]
desknet'sの管理者設定で既にメールサーバ設定をしている方は、
そのまま、そちらの設定を使う事が出来るので、特別設定する必要はありません
ですが、安否確認は別のメールアドレスを使いたい という場合は
画面のように『任意のメールアドレス』と『送信メールサーバ』を別途設定する事が
可能です
また、「配信確認」で、設定した送信メールサーバから、正常にメールが送信できるか
確認することが出来ます。
送信先を入力して 『送信』ボタンから確認してください
1-3. 安否確認の機能管理者(防災管理者)の設定
安否確認メールを配信する防災管理者の設定を行います。
→[管理者設定]-[管理者設定]
防災管理者とは?
desknet'sのシステム管理者とは別に、
安否確認機能を管理できるユーザー権限です
防災管理者に選ばれた方は、以下の事が可能です
・ユーザーの「緊急連絡先」を編集することができます。
・安否確認メールをユーザーに一斉配信することができます。
・ユーザーから登録された安否状況を「desknet'sの安否確認機能」
「携帯電話専用ページ」、「パソコン専用ページ」のそれぞれで、
一覧確認することができます。
安否確認メールは専用のページ(PC、携帯)から一斉配信を行う事ができます。
また、専用ページへのパスワードを設ける事も可能です
以上で、①の管理者設定は終わりです
2. 緊急連絡先の設定
つづいては、緊急連絡先の設定です
緊急連絡先とは?
緊急時に連絡の取れる連絡先になります。
携帯電話のメールアドレスやお電話番号等と設定してください
メールアドレスが設定されていないと安否確認メールが届きません
2-1. 緊急連絡先設定状況
安否確認メールを配信するための緊急連絡先の設定を行います。
緊急連絡先の設定は、各ユーザーで個別に設定してもらうか、
管理者側から一括で設定することが可能です
管理者からは、全ユーザーの緊急連絡先をCSVファイルで
一括インポートすることも可能ですよ
→[個人設定]-[緊急連絡先の設定]
こちらは、各ユーザーごとに設定してもらう時の画面になります
→[管理機能]-[緊急連絡先の設定状況]
こちらの機能から、現在の各ユーザーごとの設定状況を確認できます
対象ユーザーの名前をクリックすると、個別に設定する事が出来ます
※各ユーザーの緊急連絡先は、「システム管理者」または、
安否確認の「防災管理者」のみ参照することが可能です。
一般ユーザーは他のユーザーの連絡先は参照出来ません。
→[管理機能]-[緊急連絡先のインポート]
入力していく以外に、CSVファイルのインポートから一括で登録する事が可能です
CSVの項目も3つしかないので、そんなには手間ではないですよね
※ 「ID」には設定対象となるユーザーのシステムIDを指定してください。
(IDの値は、ユーザー情報のエクスポートでCSVファイルに出力し、ご確認ください。)
2-2. 緊急連絡先設定確認
緊急連絡先の設定が完了したら、設定されている連絡先が正しいかどうか、
確認メールを配信します
正しく配信できたら、確認状況が表示されます
→[管理機能]-[緊急連絡先の確認メール配信]
『連絡先確認の一斉配信』ボタンを押すと、
ユーザーには以下のようなメールが届きます
社内、社外からアクセスできるどちらかのURLにアクセスしますと、
以下のページが表示され、連絡先が正しい事が証明されます
以上で、②の緊急連絡先の設定は終わりです
設定編のお話はこれで終わりです
次回は、運用編についてお話致します
ではでは
nakamuraです
今回は、安否確認機能を使いたいけど、
どのように設定したらいいのか分からない!っという方の為に、
簡単に設定方法をご紹介したいと思います
【対象製品】
desknet's スタンダード版 V7.0 以降
そもそも安否確認機能っていうのはどういう機能なの?
と思っている方もいらっしゃるかと思いますので、
簡単に説明致します
地震や、台風などの災害発生時に、
desknet'sの利用者(ユーザー)へ安否状況の確認を行うシステムでして、
災害発生時に防災管理者からワンクリックで安否確認メールを一斉配信し、
利用者からの返信で安否の確認を行う機能になります
詳細はこちらをご覧ください
実際に運用していくには、いくつか初期設定が必要になります
運用までの大まかな流れとしましては、以下の3つの設定が必要です
①管理者設定
防災管理者を設定したり、メールサーバを設定します。
②緊急連絡先の設定
各ユーザーごとの緊急連絡先
(緊急時に連絡が取れるメールアドレスや携帯電話番号など)を設定します。
③安否確認の配信
メールを一斉配信して、各ユーザーごとの安否を確認します。
今回は設定編という事で、①、②での各所の設定方法をお教えいたします
安否確認の設定手順
まず、始めに安否確認を行うために、管理者設定で以下の設定を行う必要があります。
複雑な設定ではないので、一緒にやっていきましょう
※管理者設定は、「システム管理者」のみ設定することが可能です。
1. 管理者設定
1-1. 安否状況入力の専用ページにアクセスするためのURLの設定
携帯電話 や社外のPC から安否確認を使用するため
のURLの設定を行います
→[管理者設定]-[共通設定]
社内からアクセスできるURLと社外からアクセスできるURLをそれぞれ記述します。
安否確認機能を使用するには、サーバが外部公開されている必要があります
1-2. 配信メールサーバの設定
次に、安否確認メールを配信するためのメールサーバの設定を行います。
→[管理者設定]-[配信メールサーバの設定]
desknet'sの管理者設定で既にメールサーバ設定をしている方は、
そのまま、そちらの設定を使う事が出来るので、特別設定する必要はありません
ですが、安否確認は別のメールアドレスを使いたい という場合は
画面のように『任意のメールアドレス』と『送信メールサーバ』を別途設定する事が
可能です
また、「配信確認」で、設定した送信メールサーバから、正常にメールが送信できるか
確認することが出来ます。
送信先を入力して 『送信』ボタンから確認してください
1-3. 安否確認の機能管理者(防災管理者)の設定
安否確認メールを配信する防災管理者の設定を行います。
→[管理者設定]-[管理者設定]
防災管理者とは?
desknet'sのシステム管理者とは別に、
安否確認機能を管理できるユーザー権限です
防災管理者に選ばれた方は、以下の事が可能です
・ユーザーの「緊急連絡先」を編集することができます。
・安否確認メールをユーザーに一斉配信することができます。
・ユーザーから登録された安否状況を「desknet'sの安否確認機能」
「携帯電話専用ページ」、「パソコン専用ページ」のそれぞれで、
一覧確認することができます。
安否確認メールは専用のページ(PC、携帯)から一斉配信を行う事ができます。
また、専用ページへのパスワードを設ける事も可能です
以上で、①の管理者設定は終わりです
2. 緊急連絡先の設定
つづいては、緊急連絡先の設定です
緊急連絡先とは?
緊急時に連絡の取れる連絡先になります。
携帯電話のメールアドレスやお電話番号等と設定してください
メールアドレスが設定されていないと安否確認メールが届きません
2-1. 緊急連絡先設定状況
安否確認メールを配信するための緊急連絡先の設定を行います。
緊急連絡先の設定は、各ユーザーで個別に設定してもらうか、
管理者側から一括で設定することが可能です
管理者からは、全ユーザーの緊急連絡先をCSVファイルで
一括インポートすることも可能ですよ
→[個人設定]-[緊急連絡先の設定]
こちらは、各ユーザーごとに設定してもらう時の画面になります
→[管理機能]-[緊急連絡先の設定状況]
こちらの機能から、現在の各ユーザーごとの設定状況を確認できます
対象ユーザーの名前をクリックすると、個別に設定する事が出来ます
※各ユーザーの緊急連絡先は、「システム管理者」または、
安否確認の「防災管理者」のみ参照することが可能です。
一般ユーザーは他のユーザーの連絡先は参照出来ません。
→[管理機能]-[緊急連絡先のインポート]
入力していく以外に、CSVファイルのインポートから一括で登録する事が可能です
CSVの項目も3つしかないので、そんなには手間ではないですよね
※ 「ID」には設定対象となるユーザーのシステムIDを指定してください。
(IDの値は、ユーザー情報のエクスポートでCSVファイルに出力し、ご確認ください。)
2-2. 緊急連絡先設定確認
緊急連絡先の設定が完了したら、設定されている連絡先が正しいかどうか、
確認メールを配信します
正しく配信できたら、確認状況が表示されます
→[管理機能]-[緊急連絡先の確認メール配信]
『連絡先確認の一斉配信』ボタンを押すと、
ユーザーには以下のようなメールが届きます
社内、社外からアクセスできるどちらかのURLにアクセスしますと、
以下のページが表示され、連絡先が正しい事が証明されます
以上で、②の緊急連絡先の設定は終わりです
設定編のお話はこれで終わりです
次回は、運用編についてお話致します
ではでは