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安否確認を運用してみる!-設定編-

皆さん、こんにちわ

nakamuraです

今回は、安否確認機能を使いたいけど、

どのように設定したらいいのか分からない!っという方の為に、

簡単に設定方法をご紹介したいと思います

【対象製品】
desknet's スタンダード版 V7.0 以降


そもそも安否確認機能っていうのはどういう機能なの?

と思っている方もいらっしゃるかと思いますので、

簡単に説明致します

地震や、台風などの災害発生時に、

desknet'sの利用者(ユーザー)へ安否状況の確認を行うシステムでして、

災害発生時に防災管理者からワンクリックで安否確認メールを一斉配信し、

利用者からの返信で安否の確認を行う機能になります


anpi11.gif

anpi12.gif



詳細はこちらをご覧ください


実際に運用していくには、いくつか初期設定が必要になります

運用までの大まかな流れとしましては、以下の3つの設定が必要です

①管理者設定
防災管理者を設定したり、メールサーバを設定します。

緊急連絡先の設定
各ユーザーごとの緊急連絡先
(緊急時に連絡が取れるメールアドレスや携帯電話番号など)を設定します。

③安否確認の配信
メールを一斉配信して、各ユーザーごとの安否を確認します。


今回は設定編という事で、①、②での各所の設定方法をお教えいたします





安否確認の設定手順

まず、始めに安否確認を行うために、管理者設定で以下の設定を行う必要があります。

複雑な設定ではないので、一緒にやっていきましょう

※管理者設定は、「システム管理者」のみ設定することが可能です。
            
1.     管理者設定

1-1.   安否状況入力の専用ページにアクセスするためのURLの設定


携帯電話 や社外のPC から安否確認を使用するため
のURLの設定を行います
→[管理者設定]-[共通設定]

anpi01.jpg


社内からアクセスできるURLと社外からアクセスできるURLをそれぞれ記述します。

安否確認機能を使用するには、サーバが外部公開されている必要があります



1-2.  配信メールサーバの設定

次に、安否確認メールを配信するためのメールサーバの設定を行います。
→[管理者設定]-[配信メールサーバの設定]


desknet'sの管理者設定で既にメールサーバ設定をしている方は、

そのまま、そちらの設定を使う事が出来るので、特別設定する必要はありません

ですが、安否確認は別のメールアドレスを使いたい という場合は

画面のように『任意のメールアドレス』『送信メールサーバ』を別途設定する事が

可能です


anpi02.jpg



また、「配信確認」で、設定した送信メールサーバから、正常にメールが送信できるか
確認することが出来ます。

送信先を入力して 『送信』ボタンから確認してください

anpi03.jpg



1-3.   安否確認の機能管理者(防災管理者)の設定

安否確認メールを配信する防災管理者の設定を行います。

→[管理者設定]-[管理者設定]

防災管理者とは?

desknet'sのシステム管理者とは別に、
安否確認機能を管理できるユーザー権限です

防災管理者に選ばれた方は、以下の事が可能です

・ユーザーの「緊急連絡先」を編集することができます。

・安否確認メールをユーザーに一斉配信することができます。

・ユーザーから登録された安否状況を「desknet'sの安否確認機能」
「携帯電話専用ページ」、「パソコン専用ページ」のそれぞれで、
一覧確認することができます。



anpi04.jpg


安否確認メールは専用のページ(PC、携帯)から一斉配信を行う事ができます。

また、専用ページへのパスワードを設ける事も可能です

anpi14.gif

以上で、管理者設定は終わりです



2.     緊急連絡先の設定


つづいては、緊急連絡先の設定です

緊急連絡先とは?

緊急時に連絡の取れる連絡先になります。
携帯電話のメールアドレスやお電話番号等と設定してください

メールアドレスが設定されていないと安否確認メールが届きません



2-1.   緊急連絡先設定状況

             
安否確認メールを配信するための緊急連絡先の設定を行います。

緊急連絡先の設定は、各ユーザーで個別に設定してもらうか、
管理者側から一括で設定することが可能です

管理者からは、全ユーザーの緊急連絡先をCSVファイルで
一括インポートすることも可能ですよ

→[個人設定]-[緊急連絡先の設定]

こちらは、各ユーザーごとに設定してもらう時の画面になります

anpi05.jpg


→[管理機能]-[緊急連絡先の設定状況]

こちらの機能から、現在の各ユーザーごとの設定状況を確認できます

anpi06.jpg


対象ユーザーの名前をクリックすると、個別に設定する事が出来ます

※各ユーザーの緊急連絡先は、「システム管理者」または、
安否確認の「防災管理者」のみ参照することが可能です。
一般ユーザーは他のユーザーの連絡先は参照出来ません。

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→[管理機能]-[緊急連絡先のインポート]

入力していく以外に、CSVファイルのインポートから一括で登録する事が可能です

anpi08.jpg


anpi09.jpg

CSVの項目も3つしかないので、そんなには手間ではないですよね

「ID」には設定対象となるユーザーのシステムIDを指定してください。
(IDの値は、ユーザー情報のエクスポートでCSVファイルに出力し、ご確認ください。)

       
 
2-2.   緊急連絡先設定確認

             

緊急連絡先の設定が完了したら、設定されている連絡先が正しいかどうか、
確認メールを配信します

正しく配信できたら、確認状況が表示されます

→[管理機能]-[緊急連絡先の確認メール配信]


anpi10.jpg


連絡先確認の一斉配信』ボタンを押すと、
ユーザーには以下のようなメールが届きます


20120511155819.jpg


社内、社外からアクセスできるどちらかのURLにアクセスしますと、
以下のページが表示され、連絡先が正しい事が証明されます


anpi16.jpg

以上で、緊急連絡先の設定は終わりです


設定編のお話はこれで終わりです

次回は、運用編についてお話致します

ではでは

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