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ウェブメール機能の容量蓄積を防ぐには(管理者向け)

皆さん、こんにちは

 

8月も終わりですが、まだまだ暑いですね
水分をこまめに取って残りの熱い夏を乗り切りましょう


さて、管理者の皆さまは、過去の不要なメール蓄積により、
サーバの容量がいっぱいになってしまった経験はありませんか?

今回、ご紹介させていただく内容は、
ウェブメール機能をご利用いただくにあたり、
メール蓄積を防ぐ運用についてご紹介致します!!

◆現在、メール蓄積に悩む管理者さま、

◆ウェブメール機能の運用を考えられている管理者さま、

今回ご紹介致します内容をご参考にしていただければと思います

 



メールの保存期間の設定

ウェブメール機能には管理者側より、
各ユーザーの「受信トレイ」内に保存されているメールの
保存期間 を設定することができます。

ウェブメールの保存期間を設定するには、以下の方法になります。

まず始めに、[ウェブメール]-[管理者設定]より、「共通設定」画面を表示して
いただきましたら、「メールの保存期間」をご確認ください



こちらが無期限で設定されている場合、
各ユーザー毎にてメールの削除を行って頂かなければ、
メールは消えることなくずっと受信トレイ内に残ります
各ユーザー毎にメールの整理整頓を行っていただければ問題ありませんが・・・

例えば、メールの保存期間12ヵ月と設定される場合、
受信トレイにメールが保存されてから12ヵ月が経過したメールは、
自動的に削除されます



こちらの保存期間を設定することで一定期間経過したメールを
自動的に削除することができますので、容量の蓄積はあまり気になりませんね

しかし、保存期間を設定するにあたり、 注意 があります。

注意
───────────────────────────────────
必ず「確認画面を表示する」にチェックを付けてください
チェックが付いていない場合、
確認画面が表示されず、未読既読のメール関係なく完全に削除されます。

削除されたメールはサーバ側からも
完全削除されるため、復旧が行えませんのでご注意ください。

確認画面表示の有無は各ユーザー毎に、
[ウェブメール]-[個人設定]-[表示設定]の
保存期間を超えた受信メールの削除確認
から変更が行えますので、保存期間を設定される場合は、
事前に各ユーザーに設定の注意を促してください。
>>表示設定(ウェブメール)
───────────────────────────────────

もし、残しておきたいメールが存在する場合は、
対象のメールを受信トレイ以外のフォルダ移動して管理してください。
※保存期間の対象は受信トレイのみとなります。

メールの移動方法については以下のリンク先の「手順3」をご確認ください
>>メールの受信、整理

また、メールの保存期間を設定されるのに抵抗不安がある場合、
以下の方法でもウェブメールの容量を管理することができます

■ウェブメールの保存容量の制限

保存容量の制限とは、管理者から各ユーザーに対して
ウェブメール機能上で保存できます保存容量を設定することができます

保存容量を設定するには、[ウェブメール]-[管理者設定]-[容量設定]より、
設定を行います



容量設定画面が表示されましたら容量設定画面の"ユーザー名"リンクを押します。



個別編集画面で容量設定情報を入力してください。



保存サイズを設定して頂くことでユーザーに対して保存容量の制限が行えます
容量設定の設定方法は以下のリンク先にも記載されてますのでご確認ください
>>容量設定

保存サイズが設定されたユーザーの受信トレイ上には以下のように、
ウェブメール機能の使用率が表示されます。
ウェブメールの容量設定は受信・送信・保存・削除トレイ等
全てメールフォルダ含めた総和となります。



こちらの使用率100%になってしまった場合、
使用率を減らさなければ、メールの送受信行えません
新規にメールを受信する際に、設定した容量を超えてしまう場合、
以下のメッセージが表示されます。

「設定されている容量制限をオーバーしたため、
メールの受信が行えませんでした。
保存されているメールを削除し、空き容量を確保してください。」

また、メール送信時に設定した容量を超えてしまう場合、
以下のメッセージが表示されます。

「設定されている容量制限をオーバーするため、
このメールを送信または保存することができません。
保持されているメールを削除し、
空き容量を確保してから再度実行してください。」

上記メッセージが表示されましたら、
各ユーザー毎に不要なメール削除しない限り
メールの送受信が行えませんので、自然とユーザー側
にて不要なメールの削除を行っていただけるかと思います

最後に
受信トレイに大量のメールを保存されておりますと、
ウェブメール機能のレスポンス低下してしまいますので、
削除移動で日頃からメールの整理を心がけましょう

それでは、長くなってしまいましたが今回はここまでとさせていただきます。
また次回の教えてデスクネッ通でお会いしましょう

ではでは

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