皆さん、こんにちは
nakamuraです
突然ですが、皆さん
社内ではどのようにデータを共有されていますか?
メールで送信したり、共有ディスクに管理していますでしょうか?
やっぱりWeb上でファイルの共有が出来るのが楽ですよね
desknet'sには文書管理機能があり、そちらにてデータを共有することができ、
さらにアクセス権も設定できるようになっていますが、
文書管理ではフォルダごとの使用量やデータが増えた時に
どこに大きなデータが入っているか探すのが難しいです・・・!
実際にお客様から文書管理機能の使用量が多いため削除したいのですが、
どこにサイズの大きなファイルが登録されているのか探す方法はないですか?
とお問い合わせを頂くことがあります。
現状は手動で1つずつ確認していくしかありません
そこで
今回はキャビネット機能を用いて、サイズやファイル数が簡単にわかる
共有フォルダの作成方法をご紹介します
今回はdesknet's スタンダード版を使って説明致します
nakamuraです
突然ですが、皆さん
社内ではどのようにデータを共有されていますか?
メールで送信したり、共有ディスクに管理していますでしょうか?
やっぱりWeb上でファイルの共有が出来るのが楽ですよね
desknet'sには文書管理機能があり、そちらにてデータを共有することができ、
さらにアクセス権も設定できるようになっていますが、
文書管理ではフォルダごとの使用量やデータが増えた時に
どこに大きなデータが入っているか探すのが難しいです・・・!
実際にお客様から文書管理機能の使用量が多いため削除したいのですが、
どこにサイズの大きなファイルが登録されているのか探す方法はないですか?
とお問い合わせを頂くことがあります。
現状は手動で1つずつ確認していくしかありません
そこで
今回はキャビネット機能を用いて、サイズやファイル数が簡単にわかる
共有フォルダの作成方法をご紹介します
今回はdesknet's スタンダード版を使って説明致します
さて、desknet'sで共有フォルダを作成する方法ですが
作業はいたって簡単
使用する機能はキャビネット
手順も以下の2点だけ
手順
・共有ユーザーを作成する。
・共有フォルダを作成する。
もちろん、細かい設定を等はありますが、基本的には上記の2点だけで
作成出来てしまうんです
では早速、一緒に作ってみましょう
【1】共有ユーザーを作成する
①共有用のユーザーを登録します。
例としまして、「共有フォルダ(営業部)」いう名前のユーザーを作成します
※全体の共有フォルダを作成する場合でしたら共有フォルダ(全ユーザー)等にすると
良いかと思います。
②作成した「共有フォルダ(営業部)」ユーザーを営業部グループに所属させます。
※全体の共有フォルダを作成する場合でしたら全てのグループに所属させてください。
③「ユーザー一覧」で、共有フォルダ(営業部)ユーザーが所属するグループを
表示させ、ユーザーの並び順の変更で、そのユーザーを1番上に変更します。
※ユーザー一覧で見やすく表示するため並び順を1番上にします。
一番上に持っていく事で、キャビネットを開いた時に以下のように表示されます。
分かりやすいですよね
【2】共有フォルダを作成する
①作成した『共有フォルダ(営業部)』ユーザーでログインします。
②キャビネット⇒[個人設定]-[フォルダ整理]-[フォルダの登録]から
任意のフォルダを作成します。
例)打ち合わせ資料等
③この時に、公開範囲を設定する事が出来ます。
今回は営業部用の共有フォルダを作ったので、公開範囲を『全ユーザー』ではなく、
営業部の方だけに設定します。
以上で設定は完了になります!
あとは、作成したフォルダへファイルをアップロードしていくだけで、
共有の対象ユーザー同士でファイルの共有が可能となります
フォルダごとのファイル数もデータサイズも一覧で簡単に把握することが出来るので、
管理も簡単ですね
注意点
[管理者設定]-[初期設定メニュー]-[添付ファイルサイズ設定]
添付ファイルのサイズ制限を行っている場合はそちらの設定が有効になりますので
ご注意ください。
さて、ここで1つ疑問が
わざわざ、ユーザーを作成してまで共有フォルダを作らなくても、
既存のユーザーのキャビネットに共有用のフォルダを作ればいいのでは?
と思われるかと・・・!
専用のユーザーを作成することでデータ管理が簡単になります
例えば、使用ディスク容量集計で全体の使用量を集計します。
文書管理も全体のデータ量は表示されますが、
どこのフォルダかまでは確認することができません
ですが、今回作成した方法ではキャビネット機能全体のデータ量+各フォルダごとの
データ量が分かるんです
これなら、溜まってきたデータを削除する際に便利ですよね
色々なフォルダを作成する事も可能ですので、
用途にあったフォルダを作ってキャビネット版共有フォルダを
ぜひ活用してみて下さい
ではでは
作業はいたって簡単
使用する機能はキャビネット
手順も以下の2点だけ
手順
・共有ユーザーを作成する。
・共有フォルダを作成する。
もちろん、細かい設定を等はありますが、基本的には上記の2点だけで
作成出来てしまうんです
では早速、一緒に作ってみましょう
【1】共有ユーザーを作成する
①共有用のユーザーを登録します。
例としまして、「共有フォルダ(営業部)」いう名前のユーザーを作成します
※全体の共有フォルダを作成する場合でしたら共有フォルダ(全ユーザー)等にすると
良いかと思います。
②作成した「共有フォルダ(営業部)」ユーザーを営業部グループに所属させます。
※全体の共有フォルダを作成する場合でしたら全てのグループに所属させてください。
③「ユーザー一覧」で、共有フォルダ(営業部)ユーザーが所属するグループを
表示させ、ユーザーの並び順の変更で、そのユーザーを1番上に変更します。
※ユーザー一覧で見やすく表示するため並び順を1番上にします。
一番上に持っていく事で、キャビネットを開いた時に以下のように表示されます。
分かりやすいですよね
【2】共有フォルダを作成する
①作成した『共有フォルダ(営業部)』ユーザーでログインします。
②キャビネット⇒[個人設定]-[フォルダ整理]-[フォルダの登録]から
任意のフォルダを作成します。
例)打ち合わせ資料等
③この時に、公開範囲を設定する事が出来ます。
今回は営業部用の共有フォルダを作ったので、公開範囲を『全ユーザー』ではなく、
営業部の方だけに設定します。
以上で設定は完了になります!
あとは、作成したフォルダへファイルをアップロードしていくだけで、
共有の対象ユーザー同士でファイルの共有が可能となります
フォルダごとのファイル数もデータサイズも一覧で簡単に把握することが出来るので、
管理も簡単ですね
注意点
[管理者設定]-[初期設定メニュー]-[添付ファイルサイズ設定]
添付ファイルのサイズ制限を行っている場合はそちらの設定が有効になりますので
ご注意ください。
さて、ここで1つ疑問が
わざわざ、ユーザーを作成してまで共有フォルダを作らなくても、
既存のユーザーのキャビネットに共有用のフォルダを作ればいいのでは?
と思われるかと・・・!
専用のユーザーを作成することでデータ管理が簡単になります
例えば、使用ディスク容量集計で全体の使用量を集計します。
文書管理も全体のデータ量は表示されますが、
どこのフォルダかまでは確認することができません
ですが、今回作成した方法ではキャビネット機能全体のデータ量+各フォルダごとの
データ量が分かるんです
これなら、溜まってきたデータを削除する際に便利ですよね
色々なフォルダを作成する事も可能ですので、
用途にあったフォルダを作ってキャビネット版共有フォルダを
ぜひ活用してみて下さい
ではでは