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ウェブメールでテンプレートを作ってみる!

皆さん、こんにちわ!

nakamuraです

本日はウェブメールの活用方法を1つお教えしたいと思います。

「ウェブメールでテンプレートを作って定型的な業務に使いたいのですが、
その方法はありませんか?」

と、ウェブメール機能について質問を受けたことがあります。

お客様へのお知らせや案内用のメールテンプレート、
受注処理や発送案内などのテンプレート等々、
メールテンプレートを用意しておくことで、業務効率を向上させたいですよね

ちょっとした事で、簡単にテンプレートを用意出来るので一緒にやってみましょう


対象製品:
desknet'sスタンダード版/ミドル版/エンタープライズ版 全バージョン

手順はいたってシンプルです

・テンプレート用のフォルダを作成する。
・メールテンプレートを作成する。


の大まかに2点だけで実現する事が出来ます

では、さっそく一緒にやってみましょう


メールテンプレートの作成と保存


① テンプレートを管理するフォルダを作成します。

ウェブメール機能にアクセスして、「個人設定」から「フォルダ整理」を選択してください。

フォルダ整理」画面から「新規フォルダ作成」をクリックして、
新しいフォルダを作成します。

例では「メール雛型」というフォルダを準備してみました

mail002.png


② 新規のメールテンプレートを作成します。

メール作成タブをクリックして画像のように、BCC に自分宛のアドレスを入力します。

続いて、表題、メールテンプレートの本文を入力していきます

作成したら"送信ボタン"をクリックして自分宛に送信します。
※この自分に送るというのがポイントです。


mail001.png



③ 受信トレイから、該当のメールを選択し、
最初に作成した「メール雛型」フォルダに保存しておきます。


mail004.png


※この手順を繰り返し、必要なメールテンプレートを準備します。
※使う業務内容によってフォルダ分けをし、管理すると便利かと思います。



以上で準備はおしまいです

利用する際は以下の方法で利用します


メールテンプレートの活用


④ メールテンプレートを保存した「メール雛型」フォルダを開き、
テンプレートを選択します。


テンプレートを開いたら「再編集」をクリックします。

mail003.png


※ この「再編集」を使うことで、新たにメール作成画面が開き、必要な項目を
追加・編集することでメールを配信することができます。

※ 「メール雛形」フォルダに格納しているテンプレートメールは、上書きされずに
そのまま残りますので、何度でもテンプレートとして利用できます。




実際に自分宛に送ったメールを「再利用する」というのが今回のポイントです。

今までは、テキストデータでテンプレートを作成して「コピー&ペースト」していた人も、

前に送ったメールから必要な部分をコピーして利用していた人も、

是非使ってみて欲しいデスクネッツの利用アイディアです。

ではでは

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