nakamuraです
本年度も宜しくお願い致します。
本日は社内で実際に使っている、デスクネッツの便利な使い方を
ご紹介したいと思います。
社内共有する情報の中には、マニュアルや書類の雛形等のように全体で
共有する情報や、対応事例等や社内Q&Aのように不規則な情報があります。
デスクネッツでは、マニュアルや書類の雛形等のような全体で共有する情報は
「文書管理機能」を使うことで簡単に管理を行うことができますが、
社内でのちょっとした出来事の際の質問事項（○△サービスについて）や、
トラブル時の対応事例等などの不規則な情報に関しましては、
ネオジャパン社内では"電子会議室機能"を使ってまとめています。
今日は"電子会議室"の利用を紹介したいと思います
【対象製品】 desknet'sスタンダード版/ミドル版/エンタープライズ版 全バージョン
本来は、ある課題に対して自由に意見を交換し合う機能でありますが、
電子会議室を使う事で、以下の要望を満たすことが出来ます
① 社内でのFAQを時系列で集めたい
② 検索(表題や全文、投稿者名)が容易にしたい
③ 情報の変更更新が誰でもアップデートできるようにしたい
23 種類の機能としては、わりとマイナーな機能なのですが、
こちらの機能を「社内 FAQ」という利用に置き換えて、
利用した場合が今回のお話です
FAQというと、良くある質問とその答えをまとめたものですが、
仕事上生じる質問といったらきりがないですよね・・・
その内容は千差万別で、いろいろな内容をいかにしてうまくまとめていくかに
皆さんも悩むかと思います
例えば、たまにある事だけど、絶対に誰かに聞きたくなる下記のような
質問がありますね。
・ 結婚、出産時の社内手続きは？
・ 転居の手続きは？
・ 誰か XX 会社にコネクションはないか？知り合いはいないか？
・ 提案書やお客様の過去の事例はないか？
・ いまさら聞けない「○○○って何？説明資料や本、サイトの紹介をして欲しい。」
こんなときに、電子会議室に一言あげておけば、社内に埋もれている知識(暗黙知)や、
以外に伝わっていない社内ルールなどを皆さんから答えとして集め、
簡単にまとめて保存しておくことが出来ます
また、様々な形式のコメントで上がってくる情報ではありますが、
電子会議室には検索機能が備わっているため、必要なキーワードを入れて検索すれば、
関係のある情報を選択することも容易にできるのです
電子会議室の情報コンテンツには URL リンクを挿入することが出来ます。
下記の画像の例では、対象となる社内文書が保管してあるデスクネッツの
文書管理フォルダのURLへ飛ぶようになっています
社内での暗黙知のまとめって意外に難しいものですよね
過去から生きている情報もあれば、日々変化する情報もあります。
社内でよくある質問等は無理に管理しようとせず、
こういった「みんなの情報広場」に集めておくという方法は、
とても有用だとおもいますよ
ではでは
