皆さん、こんにちは
nakamuraです
皆さんは『議事録』機能をどのくらい有効に活用しているでしょうか？
スケジュール機能に続き、最も他の機能との連携が重視されている
『議事録』機能は、デスクネッツにしかありません
今回は便利な議事録の機能紹介です
【対象製品】
desknet'sスタンダード版/ミドル版/エンタープライズ版 全バージョン
そもそも議事録はどういう事が出来るのかというと、
会議の目的、議題を明確にして、効率の良い会議を導くとともに会議での
決定事項等の内容を共有することが出来ます
議事録機能の便利な点は他の機能と連携している所です。
連携している機能だけでも、以下の5つもあります
スケジュール機能
・ 議事録の新規作成時に、予め登録したスケジュールを選択することで
スケジュールとリンクさせることができ、さらにスケジュール一覧上から
議事録の閲覧や更新ができる。
ToDo 機能
・ 会議前の事前準備作業や、会議後に発生したタスクを担当者に
直接登録し、タスク管理することができる。
文書管理機能
・作成した議事録を文書管理の定められたフォルダに自動保存できる。
ウェブメール機能
・ 社内外の関係者に、議事録の内容を通知できる。
回覧・レポート機能
・ 社内関係者にいっせいに議事録の配布、回覧を行うことができる。
重要な議事内容を、正確に、確実に伝達するグループウェアのハブ機能としても
他には見られない優れた機能と言えます。
この『議事録』をもっと活用していただくために、
もう一度使い方を整理しておきましょう
デスクネッツの活用方法とその機能
会議の目的や議題を明確化することで、会議進行の円滑化、時間短縮が出来ます。
事前に議事録機能を使ってアジェンダ（会議の進行表）を登録し、議題、決定すべき
事項を明確にしておきます。
事前に、登録した内容を参加者に連絡し、会議への参加意識を高めることが
出来ます
例として、下記の手順に従って、ミーティングの事前インプット項目を洗い出し、
打ち合わせる内容のアジェンダを準備してみます。
① 『議事録』機能では、まず「事前登録」を選択します。
② ミーティングスケジュールを選択します。(事前に登録が必要です。)
③ ミーティング参加者(社内、社外)、関係者を登録します。
④ 事前準備として用意しておくものをToDo として登録します。
事前に用意する資料などを担当するメンバーのToDoとして登録することも可能です。
⑤ 「議題一覧」より「議事追加」を選択し、アジェンダを登録します。
登録は、一つ一つの案件(議題)について分けて登録する事も出来ます。
文章での登録の他、添付ファイルをアタッチしておくこともできるので、説明資料などを
付けておくと良いですね
会議開催の前に、参加者・関係者には事前に内容を確認してもらうようにしましょう。
ウェブメールでの配布、お知らせが有効です。
こちらで事前の登録は完了です。
こちらの内容を元に会議での進行をスムーズに進める事ができ、また事前にコメントを
もらうことで足りない資料や補足情報も準備することが出来ますね
ミーティングのアウトプット(成果物)を整理し、次のアクションへ移す
次に、会議が終わった後の議事録の活用を方法をご紹介します
「議題一覧」より、議事内容を更新し、アウトプットをまとめます。
ステータスを「完了登録」とすることで、添付ファイルも含めた議事録をデスクネッツ
上に保存し、いつでも関係者が閲覧することができます。
後日、あの会議でどの資料を渡したかな・・・と悩まなくて済みますね
会議後の作業は、タスク管理を行い、決定事項をもとに次にやるべきことを明確にし
ていきます。
次にやるべきことを議事録を使って活用してみます
① ToDo の事後作業を、担当のToDo に登録します。
② 「回覧・レポートへの公開」で「公開」モードにして関係者への回覧を行うことで、
参加できなかったメンバーへの議事内容の共有にも有効です
③ 「文書管理への保存」で「保存する」を選択し、文書管理のフォルダを選択することで
議事録をHTML 文書化して保存します。
文書管理へ保存しておくことで、次回の会議などに印刷物として皆さんに
前回の記録をお渡しする事が出来て大変便利ですよね
補足ではありますが、スケジュールと議事録が紐づけられていると、
スケジュール一覧上で以下のように表示されます。
・事前登録時
・完了登録時
このように議事録機能は会議の記録をまとめるだけではなく、会議そのものを
他機能との連携によりスムーズに進行させたり、情報を共有することが出来ます
弊社社内でもこの機能は日々、使っている機能になります。
皆様も是非、活用してみて下さい
ではでは
nakamuraです
皆さんは『議事録』機能をどのくらい有効に活用しているでしょうか？
スケジュール機能に続き、最も他の機能との連携が重視されている
『議事録』機能は、デスクネッツにしかありません
今回は便利な議事録の機能紹介です
【対象製品】 desknet'sスタンダード版/ミドル版/エンタープライズ版 全バージョン
そもそも議事録はどういう事が出来るのかというと、
会議の目的、議題を明確にして、効率の良い会議を導くとともに会議での
決定事項等の内容を共有することが出来ます
議事録機能の便利な点は他の機能と連携している所です。
連携している機能だけでも、以下の5つもあります
スケジュール機能
・ 議事録の新規作成時に、予め登録したスケジュールを選択することで
スケジュールとリンクさせることができ、さらにスケジュール一覧上から
議事録の閲覧や更新ができる。
ToDo 機能
・ 会議前の事前準備作業や、会議後に発生したタスクを担当者に
直接登録し、タスク管理することができる。
文書管理機能
・作成した議事録を文書管理の定められたフォルダに自動保存できる。
ウェブメール機能
・ 社内外の関係者に、議事録の内容を通知できる。
回覧・レポート機能
・ 社内関係者にいっせいに議事録の配布、回覧を行うことができる。
重要な議事内容を、正確に、確実に伝達するグループウェアのハブ機能としても
他には見られない優れた機能と言えます。
この『議事録』をもっと活用していただくために、
もう一度使い方を整理しておきましょう
デスクネッツの活用方法とその機能
会議の目的や議題を明確化することで、会議進行の円滑化、時間短縮が出来ます。
事前に議事録機能を使ってアジェンダ（会議の進行表）を登録し、議題、決定すべき
事項を明確にしておきます。
事前に、登録した内容を参加者に連絡し、会議への参加意識を高めることが
出来ます
例として、下記の手順に従って、ミーティングの事前インプット項目を洗い出し、
打ち合わせる内容のアジェンダを準備してみます。
① 『議事録』機能では、まず「事前登録」を選択します。
② ミーティングスケジュールを選択します。(事前に登録が必要です。)
③ ミーティング参加者(社内、社外)、関係者を登録します。
④ 事前準備として用意しておくものをToDo として登録します。
事前に用意する資料などを担当するメンバーのToDoとして登録することも可能です。
⑤ 「議題一覧」より「議事追加」を選択し、アジェンダを登録します。
登録は、一つ一つの案件(議題)について分けて登録する事も出来ます。
文章での登録の他、添付ファイルをアタッチしておくこともできるので、説明資料などを
付けておくと良いですね
会議開催の前に、参加者・関係者には事前に内容を確認してもらうようにしましょう。
ウェブメールでの配布、お知らせが有効です。
こちらで事前の登録は完了です。
こちらの内容を元に会議での進行をスムーズに進める事ができ、また事前にコメントを
もらうことで足りない資料や補足情報も準備することが出来ますね
ミーティングのアウトプット(成果物)を整理し、次のアクションへ移す
次に、会議が終わった後の議事録の活用を方法をご紹介します
「議題一覧」より、議事内容を更新し、アウトプットをまとめます。
ステータスを「完了登録」とすることで、添付ファイルも含めた議事録をデスクネッツ
上に保存し、いつでも関係者が閲覧することができます。
後日、あの会議でどの資料を渡したかな・・・と悩まなくて済みますね
会議後の作業は、タスク管理を行い、決定事項をもとに次にやるべきことを明確にし
ていきます。
次にやるべきことを議事録を使って活用してみます
① ToDo の事後作業を、担当のToDo に登録します。
② 「回覧・レポートへの公開」で「公開」モードにして関係者への回覧を行うことで、
参加できなかったメンバーへの議事内容の共有にも有効です
③ 「文書管理への保存」で「保存する」を選択し、文書管理のフォルダを選択することで
議事録をHTML 文書化して保存します。
文書管理へ保存しておくことで、次回の会議などに印刷物として皆さんに
前回の記録をお渡しする事が出来て大変便利ですよね
補足ではありますが、スケジュールと議事録が紐づけられていると、
スケジュール一覧上で以下のように表示されます。
・事前登録時
・完了登録時
このように議事録機能は会議の記録をまとめるだけではなく、会議そのものを
他機能との連携によりスムーズに進行させたり、情報を共有することが出来ます
弊社社内でもこの機能は日々、使っている機能になります。
皆様も是非、活用してみて下さい
ではでは
