みなさん、こんにちわ
ちょっとずつ暖かくなってきましたね。
春に向け、人事異動や社内連絡でインフォメーション機能が力を発揮する時期に
なるかと思いますが、
登録したはずのインフォメーションがいつのまにか消えちゃった？！
といったトラブルが発生したことはないでしょうか？
そんな問い合わせも、弊社技術サポート窓口にも度々報告があります。
よくよく調査をしてみると、決まってほぼ同じ原因に辿り着いてしまいます。
今日はそんなトラブルや対処法について紹介いたします。
【対象製品】 desknet'sスタンダード版/ミドル版/エンタープライズ版 さて、
登録したはずのインフォメーションがいつのまにか消えてるといったトラブルですが、
その大半が、
権限を持ったユーザーが気付かず誤って削除している原因に辿り着きます。
では、削除権限を持つユーザーとは…？
①問題のインフォメーションを作成した本人。
②システム管理者権限を持つユーザー。
③問題のインフォメーションが登録されたインフォメーショングループの
アクセス権設定で削除権限を許可されたユーザー。
④問題のインフォメーションが登録されたインフォメーショングループを
作成したユーザー。
となります。
調査をすると、そのほとんどが上記のいずれかに該当するユーザーが
削除してしまっています。
特に③のインフォメーショングループのアクセス権で削除権限を許可され
たユーザーが要注意です。
ではそんなトラブルの回避方法や注意事項をご紹介します。
【その１】システム管理者権限を持つユーザーを制限する
システム管理者はdesknet's上で全ての権限を持ち、アクセス権設定に関係なく、
他ユーザーのデータを編集したり、削除することができます。
もちろん、インフォメーションでも同じく、アクセス権に関係なく削除できてしまうため、
インフォメーションの内容を確認した際に、チェック済みの感覚で削除してしまう方が
いるようです。
普段使用するユーザーにシステム管理者権限を与えて運用をされている場合は、
十分にご注意ください。
出来る限り、普段使用ユーザーのユーザーレベルは一般ユーザー権限にし、
管理者用の専用のユーザーを作成して運用することをおすすめします。
【その２】インフォメーショングループのアクセス権設定を見直す
トラブルが発生したお客様の設定を拝見しますと、
インフォメーショングループのアクセス権設定で正しくアクセス権を設定できて
いないケースが多く見られます。
管理者権限を持つユーザーでログインし、[インフォメーション]-[管理者設定]-
[インフォメーショングループ設定]を開き、登録していますインフォメーショングル
ープを開き、アクセス権の設定を今一度ご確認下さい。
そちらのアクセス権設定で、変更権限や削除権限を許可しているグループや
ユーザーが存在していますと、その権限を持ったユーザーにおきましては、
登録されているインフォメーションの編集や削除が行えてしまいます。
インフォメーションの編集や削除を、登録者本人のみに行わせたいといった
ことであれば、アクセス権設定を「（参追）」のみにすることで、インフォメー
ションの変更及び削除が出来ますのは、登録した本人と、システム管理者のみと
なります。
基本的にはアクセス権は、参照権限と追加権限のみを許可した「（参追）」で
運用することをおすすめします。
【その３】ポータル表示設定を見直す
インフォメーションの[管理者設定]の"共通設定"にて"ポータル表示設定"があり、
こちらは「表示する」設定となっておりますと、一度内容を確認した既読のインフォメ
ーションも掲示期間中は常にポータルのインフォメーションコンテンツ内に表示する
機能となります。
削除権限を持つユーザーが表示されているインフォメーションを邪魔に思って削除し
てしまう事例が、過去に何度かありました。
「表示する」設定とされているようであれば「表示しない」設定とすること
で誤って削除される可能性を低くすることができるかと思います。
上記の３点も見直していただければ、ある日突然にインフォメーションが消失すると
いったトラブルも回避できると思います。
それでも発生するようでしたら、アクセスログ設定でログを保存する設定の上、
一度、様子を見ていただくこともおすすめします。
また、desknet'sエキスパートの技術サポートにご相談下さい
>>お問い合わせ窓口
これからの季節、社内の重要な連絡事項の通達にインフォメーションを使用するケー
スも増えてくると思います。
重要なお知らせが消えてしまっては困りますので、まずは今回ご紹介しました設
定を是非見直してください。
ではでは
