みなさん、こんにちわ！
desknet'sでは情報を発信する機能として以下の機能をご用意しています。
インフォメーション機能
回覧レポート機能
ネオツイ機能（※desknet'sNEO新機能）
情報発信機能といっても複数あり、これらの機能を社内業務において
どのように使い分けていけばいいのか。
今日はそれらの機能の違いや使い分けのポイントを踏まえて紹介いたします。
これから導入を検討されているお客様、
上記機能をこれから使ってみようとしているお客様、
うまく社内業務で使いこなせていないお客様、
旧desknet's（スタンダード版等）をご利用のお客様も是非ご参考に下さい
まずは、各機能の特長をご紹介しましょう。
インフォメーション機能は…
組織単位やユーザー単位に公開範囲を指定してお知らせを配信し、
指定した掲示期間中、そのユーザーのインフォメーション一覧に表示する機能となり、
社内の連絡掲示板として使用できます。
作成者から配信先へ一方向のみの情報発信機能です
回覧レポート機能は…
指定したユーザーに対し情報を送信し、受け取ったユーザーで確認済み操作や
コメント返信操作が行える機能となり、社内の回覧板や報告書提出関連で使用
できます。
作成者から配信先との間で双方向での情報やりとり（コメント）ができます
ネオツイのつぶやき機能は…
desknet'sの全ユーザーに対し、desknet's内で短文（500文字）の情報やメッセー
ジを発信することができる社内向けツイッターのような機能となります
それでは上記の３機能をどのように使い分けていくか。
インフォメーション機能と回覧レポート機能の大きな違いとして、
回覧レポートでは受け取ったユーザーにて確認済み操作や、発信者との間で
コメントのやり取りを行うことができ、作成者側から送付先のユーザーが見たか、
見ていないかの状況を一覧上でチェックすることができるのです。
一方、インフォメーション機能は、発信者から閲覧先に指定して対象者に情報を
一方的に配信する機能となり、回覧レポートのように相手が確認したかどうかを
チェックすることができません。
両機能において、相手が確認したどうかをチェックできる点が大きな違いとなり、
その機能の違いを生かし、使い分けるとしたら、
インフォメーションは、
相手が確認したかどうかをチェックするまでもないが、
社内に周知したい連絡事項を配信する。
回覧レポートは、相手が見たかどうかをチェックできるため、
インフォメーションよりも重要度の高い連絡事項を配信する。
相手からの返信や確認が必要な連絡事項を配信する場合に使用する。
弊社の場合も、インフォメーション機能は、
ホームページの更新情報や、
新入社員、中途社員の紹介案内、
総務部からのお知らせ（防災訓練、講習会、健康診断の案内など）
社長からの全社員へのメッセージ
のようなお知らせを配信しております。
回覧レポート機能は、
相手のチェックが必要な連絡事項、
例えば、日報のような業務報告関連、
出張報告書、クレーム報告などで使用しています。
その他に、作成した資料を複数に人にチェックしてもらう目的で送信し、
編集箇所をコメントや、コメント返信時の添付で送り返してもらったりすると
いった運用も行っています。
勿論ウェブメールを使って同様に連絡事項を通達することもできますが、
ウェブメールを使用するよりも両機能を使う方が便利且つ効率的に運用
できるのです。
例えば、メールにファイルを添付して送信しますと
[添付ファイルサイズ]×[送信先ユーザー数]分のサーバ容量を使いますが、
インフォメーションや回覧レポートの場合は添付ファイル１データ分の
容量しか使用しません。
そのために、サーバ使用容量を抑えることもできます
さらには、回覧レポート機能ですと、受け取った他のユーザーが残した
コメントも他ユーザーで閲覧することができますので、コメントの共有を
行うこともできます
メールですと、複数人宛に送信しても、結局は1対1のやりとりとなり、
複数の方から同じ内容のメールが届くこともあり、１つ１つに同じ回答を
返信する作業は大変面倒で非効率的で仕方ありません。
回覧レポート機能のようにコメントを共有できれば、
他の方が残したコメントを見るだけで、同じような内容の質問の
やりとりも減らすことができ、業務の効率化も図れます。
他のお客様では、回覧レポート機能を社内メールとして使用されており、
上手く使っていただければ、ウェブメールよりも便利、効率的に運用できる
機能になるでしょう。
回覧レポート機能ばかり良い点を紹介しましたが、
インフォメーション機能では、作成時に掲示期間を指定でき、
こちらでは掲示開始日を未来の日付にすることができます。
未来の日付にしますと、登録した時点では宛先には配信されず、
その日付に変わったタイミングでインフォメーションが配信されますので
配信予約として使用することができます。
一方、ネオツイのつぶやき機能はツイッターのような機能となり、
他の2機能とは異なった情報発信機能となります。
送信先を指定できるわけではなく、全ユーザーに情報を発信し、
相手の方が見たかどうかも分かりません。
お客様の事例ですと、
電車遅延により遅刻する際の周知連絡、
交通情報のお知らせ、
外出先の営業マンが商談結果の簡易報告に使っているようです。
お客様の声を聴いてみると、
インフォメーション、回覧レポート、メールで報告・連絡するまでもない
重要度の低く、だけどみんなに周知しておきたいことをつぶやきを使って
情報共有を図っているようです。
インフォメーションなどでは作成するという操作に身構えてしまうが、
つぶやき機能はハードルが高くないので、ちょっとした情報共有に
役立っているといった声もいただいています
皆さま、各機能の特長と業務での使用感はイメージできましたでしょうか。
ぜひぜひお客様の業務に合わせて、各機能を使い分けてみてくださいね
お知らせです。現在、他のお客様の使用事例などの情報を共有できる座談会を
定期的に実施しております。
他の導入のお客様同士や、弊社各部署のスタッフとざっくばらんに
意見交換できる場です。
次期バージョンアップでの新機能も紹介できるかもしれません。
さらに改善要望も弊社開発部隊に直接伝えることも可能ですので、
要望をお持ちの方はこの機会に是非ご参加ください。
次回は10月30日に開催予定です。
毎回好評いただいていますので早めの申し込みをご検討下さい。
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http://www.desknets.com/neo/usersmtg/index.html
※過去開催のレポートはこちらです。
ではでは
