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【desknet's NEO】V2のワークフローについて(第1弾)

皆さん、こんにちわ
ようやく暖かくなり、過ごしやすい時期になってきましたね


さて、今回はdesknet's NEO V2.0で新しくなった【ワークフロー】について
簡単にご紹介させて頂きたいと思います。


【V1.0からどのように変わったか】


大きく変わった内容として以下の3つがあります。

[1]組織内承認者の設定できるようになった
[2]経路で所属組織階層が追加された
[3]表題・書式・経路を1つの申請書として登録できるようになった

今回は第1弾として、上記「[1]組織内承認者の設定できるようになった」について
説明していこうと思います。




【組織内承認者とは】


これまでのdesknet'sではワークフローの経路に組織を指定した場合、
選択された組織に所属するメンバー全員に送信され、そのメンバーであると、
誰でも参照や決済処理が行えていました。
組織の代表のみに申請書を送信したい場合は、申請者が毎回、代表者を
指定して申請されていたと思います

ですが、desknet's NEO V2.0ではそれぞれの「組織」ごとに対して
承認者」を設定することが可能となっており、申請時の経路にて「組織」を
指定した場合、承認者を「組織内承認者」に指定することで事前に設定した
対象組織の承認者のみに申請を送ることができるようになりました

では実際に設定方法をご説明したいと思います。

まずは、各組織に対して「承認者」を設定します。
管理者にて「ワークフロー>機能管理>組織内承認者設定」を開きます。

画像1.jpg

次に左側のツリーから承認者を設定したい対象の組織を選択します。
今回は「営業部」に対して承認者を設定したいと思います。

画像2_s.jpg

選択すると画面右側に選んだ組織に所属するユーザーが表示されますので
一覧の中から「承認者」に設定したいユーザーのチェックボックスにチェック
を付け、[組織内承認者に設定する]のボタンを押下します。

画像3_s.jpg

そうするとユーザー一覧の右側の「組織内承認者」の欄に"●"が表示され
ます。
この"●"がついているユーザーがこの組織の「承認者」となります。

画像4_s.jpg

これで「営業部」に対しての「組織内承認者」の設定は完了となります。

承認者については1つの組織に複数名設定することも可能なので、代表者
と代表代理といったユーザーを承認者にすることもできます。

次に申請の経路設定で組織を指定した場合、その組織の「組織内承認者」に
申請が送信されるようにします。

今回は「申請経路設定」の画面から経路を作成してみたいと思います。
「ワークフロー> 申請書管理>申請経路設定」の画面を表示し、
[申請経路の追加]ボタンを押下します。
そうすると経路の作成画面が表示されるので、画面右側から「組織」を
ドラッグ&ドロップで経路部分に移動します。

画像5_s.jpg

移動すると、どの組織を経路に追加するか選択画面が表示されますので、
対象の組織をクリックします。

組織を選択するとこのような画面が表示されます。

画像6_s.jpg

この画面が表示されるとデフォルトで「承認者」は「組織に所属するユーザーが承認」
となっているので、これを「組織内承認者」に変更します。
変更方法は「承認者」の欄の"組織に所属するユーザーが承認"のリンクを
クリックします。

画像8_s.jpg

クリックすると「承認条件」の画面が表示されるので「承認者」から
「組織内承認者が承認」を選択し、[OK]ボタンを押下します。

画像7_s.jpg

これで「組織内承認者」に対して申請書を送る経路は完了です。


経路で「組織」を選択し、承認者を「組織内承認者」に設定することで、
対象組織の組織内承認者のみに申請書を送信することができますね

※注意
経路にて「組織」を選択し承認者を「組織内承認者」に設定された場合、
対象の組織に「組織内承認者」が設定されていないと申請時にエラーと
なりますので、ご注意ください。



そしてこの「組織内承認者」の機能は次回紹介する「経路で所属組織階層」
の機能と組み合わせることでもっと便利になるんです

詳しくは次回説明させて頂きますので、お楽しみに

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