皆さん、こんにちわ！
本日は、V2.0から搭載されたウェブメールの共有アカウント機能の
ユーザー活用事例をご紹介します
そもそも、共有アカウント機能とは…
個人アカウントとは別に設定でき、設定した複数のメンバー間で一つの
メールボックスを共有する機能となります。
会社代表や部署代表、サポート窓口といったアドレスを複数人のメンバー間で
共有運用することができます。
従来のバージョンですと、各個人に同一のアカウントを設定し、受信メールを
サーバの残す設定で運用することで各々で同じメールを受信することで
共有メールアドレスの運用を実現ができていました。
ですが、こちらの方法ですと、メールサーバにメールが蓄積するために
メールサーバ側のメールボックスの容量が一杯になり、定期的にメールサーバの
スプールを整理する必要がありました
さらに、受信メールは各個人で受信されても送信メールは共有することができま
せんでした
共有アカウント機能では、残す設定や、スプールを整理する必要が無く、
複数のユーザーで１つのメールアカウントを運用することができるのです。
[共有メールアカウントとは？]
http://www.desknets.com/neo/faq/result/1831/
[マニュアル：共有アカウント設定]
http://www.desknets.com/neo/help/ja_JP/manage/mail/001.html#set9
では、この共有アカウント機能を使ったお客様の使用事例とは、
メールのアカウントを設定する際に個人アカウントではなく、共有アカウント
として設定し運用するのです。
共有アカウントで設定して何がメリットか…？
desknet'sNEOの仕様上、設定した個人アカウント自体を削除してしまいますと、
そのアカウントにて保存していた送受信メールやフォルダも全て同時削除されて
しまいます。
また、ユーザー自体を削除されましてもそのユーザーにて保存しているメールも
同様に削除される仕様となっています。
例えば、退職したユーザーを削除した場合、そのユーザーの送受信メールも
同時に削除されてしまいます。
しばらく閲覧用として取っておきたくても、ユーザーを残しておりますと、
ライセンス数も有効に使うことができません。
さぁ困った・・・
どうするべきか・・・
そんな時に、アカウントを登録する際に個人アカウントして設定するのではなく、
共有アカウントとして設定して運用することで、課題を回避できるのです
アカウント自体を削除すると送受信メールは削除されてしまいますが、
アカウントは削除する必要はなく、共有アカウントですので、共有先から
退職者を外すだけ
閲覧したい方や引き継ぎたい方がいれば、その共有アカウントの共有設定に
新しいメンバーを追加するだけなのです
退職者ユーザーを削除してもアカウントも削除されませんし、
メールも削除されることはありません。
なるほど！
ただし、以下制限もあります。
共有アカウントにおきましてフィルタ設定や署名設定などの各種設定は、
管理者側の[ウェブメール]-[システム管理]-[共通設定]内の「ユーザー毎の
アカウント設定」で"許可する"設定になっていないと、各個人では設定できま
せんのでご注意ください。
本日は、ある自治体様での活用事例を紹介させていただきました。
皆様も是非参考にしてみてくださいね。
